CIBSE ASHRAE年度毕业生奖的候选人必须在过去两年内毕业于建筑服务相关学科。
CIBSE年度学徒奖的候选人必须在颁奖年的1月1日之前开始他们的学徒期，并且必须在颁奖年的11月1日(预先终点评估)。
CIBSE年度最佳雇主奖的参赛作品将根据公司雇佣的员工总数分配到相关类别:
- 小公司:1-50名员工
- 中型公司:51-300人
- 大公司:301+人
子公司可以输入与子公司雇用的员工总数相关的类别，但在这种情况下，条目只能引用子公司已经开展的活动和计划。
CIBSE对提交的作品中包含的任何不准确的信息不承担任何责任，因为申请人有责任提供准确的信息。
提供虚假或误导资料的参赛者将不能参加比赛。如获奖后发现参赛资料不实或有误导性，CIBSE保留取消获奖的权利。
CIBSE保留使用以公开形式提交的参赛材料(包括视频)的权利，除非参赛者要求不要使用。
通过报名，CIBSE ASHRAE年度毕业生候选人同意向评委小组和观众做一个简短的介绍，他们的入围作品。
通过报名，CIBSE年度最佳雇主的参赛者同意派一名代表出席颁奖典礼，颁奖典礼将宣布每个类别的获奖者并颁发证书。如果没有代表，CIBSE保留提名代表您领奖的权利。
评委对所有入围作品及得奖作品的决定为最终决定，恕不进行讨论或通信。同时请注意，由于收到了大量的作品，所以不可能对没有入围的作品提供个人反馈。
参赛者如被发现重新提交与上一年相同的参赛文件，将被排除在参赛程序之外。所有参赛作品必须在个人类别的参赛表格上填写，如所提供的资料与上一年相同，将不被列入参赛程序。